1. Objeto del servicio

Ramsa ProManager es una plataforma para organizar y dar seguimiento al trabajo. Entre sus funciones pueden encontrarse proyectos, tareas, subtareas, recurrencias, calendario, Kanban, Gantt, notas privadas, asignaciones de equipo, archivos adjuntos, búsqueda, auditoría, respaldos y funciones opcionales de asistencia mediante inteligencia artificial.

Las funciones disponibles pueden cambiar, ampliarse o limitarse con el tiempo para mejorar el servicio, la seguridad o el rendimiento.

2. Cuenta y credenciales

Para utilizar la plataforma se requiere una cuenta personal. El usuario debe proporcionar información veraz, mantener su correo actualizado y proteger sus credenciales. La contraseña se almacena mediante un hash criptográfico y no debe guardarse como texto legible por la plataforma.

El usuario es responsable de las acciones realizadas desde su cuenta, salvo cuando exista evidencia de un acceso no autorizado que haya sido reportado oportunamente.

3. Uso permitido y conductas prohibidas

La plataforma debe utilizarse de manera lícita y respetando la privacidad de otras personas.

• No intentar acceder a cuentas, proyectos, tareas, notas o archivos que no correspondan al usuario.
• No explotar vulnerabilidades, alterar identificadores, eludir permisos o automatizar ataques.
• No cargar código malicioso, contenido ilegal o archivos destinados a afectar la disponibilidad del servicio.
• No utilizar la plataforma para suplantación, fraude, acoso o actividades que afecten a terceros.
• No compartir credenciales personales con terceros no autorizados.

Las cuentas que representen un riesgo de seguridad o incumplan estas condiciones pueden ser suspendidas o deshabilitadas cuando sea necesario para proteger la plataforma y a sus usuarios.

4. Información que puede tratar Ramsa ProManager

Para operar la cuenta y las funciones del sistema pueden tratarse las siguientes categorías:

• Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, estado y rol de la cuenta.
• Datos de autenticación: hash de contraseña y datos necesarios para mantener sesiones seguras.
• Contenido creado por el usuario: proyectos, tareas, subtareas, notas, avances, fechas, recurrencias y archivos adjuntos.
• Información de colaboración: asignaciones, asociaciones de equipo y responsables de tareas.
• Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, agente de usuario, fechas de acceso, intentos de autenticación y eventos de auditoría.
• Copias de respaldo: la información necesaria para recuperar el servicio ante errores o pérdida de datos.
• Datos utilizados por Ramsa AI: cuando el usuario solicita una función de IA, pueden procesarse el texto de su pregunta y una selección limitada del contexto que ya tiene permiso de ver, como nombre del proyecto o tarea, descripción, estado, fechas, responsable, nota de progreso, subtareas y métricas resumidas del Dashboard.

5. Finalidades y privacidad

La información se trata para:

• crear, autenticar y administrar la cuenta;
• proporcionar las funciones de gestión de proyectos y tareas;
• aplicar permisos, asignaciones y reglas de visibilidad;
• prevenir abuso, investigar incidentes y mantener registros de auditoría;
• realizar respaldos, recuperación, mantenimiento y soporte técnico;
• mejorar la estabilidad, seguridad y funcionamiento de la plataforma;
• cuando el usuario active Ramsa AI, generar resúmenes, propuestas de subtareas, mejoras de redacción, análisis de riesgos, próximos pasos y otros resultados solicitados.

Las notas se tratan como contenido privado del usuario y las tareas se muestran conforme a las reglas de propiedad y asignación del sistema. Los administradores pueden requerir acceso técnico limitado cuando sea necesario para seguridad, soporte, recuperación, cumplimiento de obligaciones o investigación de incidentes.

Ramsa ProManager no requiere vender datos personales para prestar sus funciones. Cuando se utilicen proveedores de infraestructura, alojamiento, respaldo o inteligencia artificial, estos pueden procesar la información estrictamente necesaria para prestar dichos servicios, sujetos a sus propias condiciones, medidas de seguridad y obligaciones aplicables.

6. Funciones de inteligencia artificial (Ramsa AI)

Ramsa ProManager puede ofrecer funciones opcionales de inteligencia artificial bajo el nombre Ramsa AI. Actualmente estas funciones utilizan la API de OpenAI como proveedor tecnológico externo. La IA se activa únicamente cuando el usuario solicita una acción, por ejemplo resumir una tarea, proponer subtareas, detectar riesgos, mejorar una descripción o generar un resumen del Dashboard.

Para responder, el servidor selecciona únicamente el contexto autorizado y razonablemente necesario para la solicitud. Dependiendo de la función, esto puede incluir nombre de tarea o proyecto, descripción, nota de progreso, estado, fechas, responsable, subtareas, métricas y resúmenes de proyectos o tareas visibles para ese usuario. El sistema está diseñado para no enviar contraseñas, hashes de contraseña, cookies de sesión, tokens, claves de API ni otras credenciales.

Las consultas se realizan desde el servidor y la clave de OpenAI no se expone al navegador. Ramsa ProManager configura las solicitudes con store=false, lo que evita almacenar la Response para recuperación posterior mediante la API. Esto no debe interpretarse como una garantía absoluta de retención cero: OpenAI puede conservar temporalmente determinados datos por razones de seguridad, prevención de abuso, soporte o cumplimiento, de acuerdo con sus políticas vigentes y la configuración aplicable a la cuenta de API.

De acuerdo con las condiciones vigentes de la plataforma API de OpenAI, los datos enviados a la API no se utilizan de forma predeterminada para entrenar sus modelos, salvo que el titular de la cuenta de API habilite expresamente mecanismos de compartición de datos. El procesamiento por proveedores tecnológicos puede implicar transferencia o tratamiento internacional de información según la ubicación de su infraestructura y las condiciones aplicables.

• Ramsa AI puede producir resultados incompletos, inexactos o inapropiados; el usuario debe revisarlos antes de utilizarlos.
• Las sugerencias de IA no sustituyen criterio profesional, revisión humana ni decisiones que requieran evaluación especializada.
• La IA no recibe acceso directo a la base de datos ni puede modificar información por sí sola.
• Cuando una propuesta puede cambiar datos del sistema, Ramsa ProManager solicita confirmación y vuelve a validar permisos antes de aplicar la acción.
• El usuario no debe introducir innecesariamente contraseñas, secretos, credenciales ni información especialmente sensible en campos que vaya a analizar con IA.
• El administrador puede deshabilitar Ramsa AI sin afectar las funciones principales de gestión de proyectos y tareas.

Puede consultar información pública del proveedor sobre privacidad empresarial y tratamiento de datos de API en Privacidad empresarial de OpenAI . Las políticas del proveedor pueden cambiar con el tiempo.

7. Medidas de seguridad

La plataforma incorpora medidas técnicas orientadas a proteger la información, entre ellas conexiones HTTPS en producción, contraseñas protegidas mediante hash, controles de acceso, protección CSRF, sesiones seguras, límites contra abuso, registros de auditoría y respaldos.

Ningún servicio conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. El usuario debe informar cualquier actividad sospechosa y utilizar una contraseña única y robusta.

8. Conservación, respaldos y eliminación

La información se conserva mientras la cuenta esté activa o mientras sea necesaria para prestar el servicio. Los registros de seguridad y las copias de respaldo pueden permanecer durante periodos adicionales de acuerdo con las políticas técnicas de retención configuradas.

Cuando se solicite la eliminación de una cuenta o de información asociada, ciertos datos pueden mantenerse temporalmente en respaldos o registros de seguridad hasta completar sus ciclos normales de retención, siempre limitando su uso a recuperación, seguridad o cumplimiento.

El contenido enviado a proveedores externos para una solicitud de IA puede quedar sujeto a los periodos de retención y obligaciones legales del proveedor, aun cuando Ramsa ProManager configure la solicitud para no almacenar la Response para recuperación posterior.

9. Disponibilidad, responsabilidad y revisión humana

Se procura mantener Ramsa ProManager disponible y funcional, pero pueden existir interrupciones por mantenimiento, fallos de infraestructura, actualizaciones, causas externas o eventos de fuerza mayor.

El usuario es responsable de revisar la exactitud de los datos que registra y de no utilizar la plataforma como único repositorio para información cuya pérdida pueda generar consecuencias críticas. También es responsable de revisar los resultados generados por IA antes de utilizarlos o aplicar cambios derivados de ellos.

10. Propiedad, cambios y versiones

El software, diseño, marca y componentes propios de Ramsa ProManager pertenecen a sus respectivos titulares. El contenido que el usuario incorpora continúa siendo responsabilidad de quien lo registra.

Estas condiciones pueden actualizarse cuando cambien las funciones, proveedores, medidas de seguridad o prácticas de tratamiento de datos. Cuando un cambio sea material, se podrá solicitar una nueva aceptación.

11. Aceptación

Al marcar la casilla de aceptación y crear la cuenta, el usuario confirma que pudo consultar estas condiciones, comprende el tratamiento de datos descrito, incluida la existencia de funciones opcionales de inteligencia artificial y el posible tratamiento por un proveedor externo cuando dichas funciones sean utilizadas, y acepta la versión 2026.09.10.2.

La aceptación queda registrada junto con la creación de la cuenta en el registro de auditoría del sistema.